Elektronische Rechnungen Dieses Thema mag banal erscheinen - doch der komplexe Hintergrund hat grosses positives Potential!

Der Gebrauch und der Nutzen von elektronischer Fakturierung  entsteht, indem Firmen neue Wege des Verwendens von  Technologie suchen (und finden).  Die automatische Abwicklung der  elektronischen Fakturierung wird auch benutzt, um den Mittelfluss  und die Kontrolle desselben zu steuern und zu verbessern, während  es Unternehmen erlaubt, Geschäfte miteinander leistungsfähiger zu  gestalten. Die Entstehung von elektronischer Fakturierung Das Aufkommen der elektronischen Fakturierung (e-invoicing) hat  sich seit seiner Entstehung Mitte der 90'er Jahre beträchtlich   entwickelt.  Ursprünglich wurde auf das Beseitigen von Papier- und  Portokosten fokusiert, indem man Papierrechnungen in ein  Internetkompatibles Format brachte. Daraus wurde schnell ein  leistungsfähiges Werkzeug für die Optimierung von Prozessen der  Aussenstände von Kundenrechnungen und dem Steuern des  Bargeldumlaufs.  Dies kam überraschend für viele der ersten  Anwender - wie ist es möglich, dass Einsparungen von optimierten  Prozessen und von verbessertem Bargeldumlauf 20 x mehr  einbringen, als Einsparungen von Papier und Porto es sind?  Eine  gleichbleibende Tendenz gibt die Antwort - während neue  Technologien entwickelt werden, produzieren diese häufig weit mehr  Fähigkeiten als ursprünglich geplant. Entsprechend einer Studie  durch die Kovi-Gruppe würden 53 Prozent aller Unternehmen es  vorziehen, Rechnungen anstatt auf Papier nun online zu erhalten.  Für die meisten dieser Unternehmen ist dieses Kriterium bei einer  Auftragserteilung mit ausschlaggebend. Aber diese neue  Schwankung in der Nachfrage nach der elektronischen Fakturierung ist nicht ausschliesslich auf Kunden bezogen. Ebenso Lieferanten  sind daran interessiert, lästige Rechnungs- und Zahlungsprozesse  zu optimieren.  Die Vorteile von elektronischer Fakturierung  Kunden und  Lieferanten verwenden die elektronische Fakturierung  zum Vollenden von zwei Dingen: Zuerst möchten sie  Selbstbedienungs-Anwendungen verwenden, um Geschäfte mit  einander leistungsfähiger zu gestalten.  Zweitens möchten sie ihre  Fähigkeit verbessern, den Bargeldumlauf besser zu prognostizieren  und zu steuern um somit bestmögliche Geschäftsbeziehungen  sicherzustellen. Für einen Kunden bedeutet das, Rechnungsdaten  in sein Beschaffungssystem effizient und umfänglich ohne grossen  Aufwand automatisch zu übernehmen. Und das so einfach wie  möglich (unabhängig davon, ob sie ein Millionenschweres ERP  System bewirtschaften oder eine einfache KMU-Lösung haben).  Ebenso stellen Kunden damit sicher, nun umfassend Vorteile aus  Händlerrabatten zu ziehen, wenn z.B. Skonto gewährt wird und  Zahlungen effizient zu koordinieren, wenn wenig Bargeld vorhanden  ist (Zahlungsrückstellungen). Oder einfach nur pünktlich zu zahlen,  nicht zu früh und nicht zu spät. Für einen Lieferanten bedeutet das nun, Kunden ununterbrochenen Zugang zu den Rechnungsdaten in jedem möglichen Format schnell  zur Verfügung zu stellen, das diese benötigen, um Reklamationen  schnell abwickeln zu können (um damit die Zahlungsfrist nicht  unnötig zu strapazieren) sowie dem Erkennen, wann und wie  Zahlungen ankommen, damit sie einen genauen Zahlungsfluss  erhalten können um eben wieder eine bestmögliche Prognose für  den Liquiditätsplan erstellen zu können. Automatismus ist eine gut eingespielte Eigenschaft der  elektronischen Fakturierung. Aber erst vor kurzem haben  Unternehmen auch entdeckt, dass die Daten hervorragend für  Mittelflussprognosen und deren Kontrolle verwendet werden  können. Während elektronische Fakturierung mittlerweile 15-20  Prozent aller Fakturierungsprozesse ausmacht und weiter wächst,  fangen Kunden und Lieferanten an, mehr Informationen darüber zu  verwerten, wann und wie Zahlungen getätigt und erhalten werden.   Echtzeit-Information über das Zahlungsverhalten, Streitigkeiten,  saisonale Einwirkungen, Zyklen, Sensitivität der Beträge,   Inanspruchnahme von Zahlungskonditionen (z.B. 10 Tage 2%  Skonto,30 Tage netto) werden Finanz- und Treasury Teams nun  schnell und umfassend zur Verfügung gestellt. Das wiederum führt  zu grösserer Genauigkeit bei Finanz- und Liquiditätsplänen. Insbesondre Lieferanten haben nun eine gute Gelegenheit, ihre  eingehenden Zahlungen  durch die Verwendung von elektronischer  Fakturierung besser zu verwalten . Dies aufgrund verbesserter  Übersicht und die Einführung  von effizienten automatisierten  Prozessen.  Ein elektronisches Fakturierungssystem stellt in  Echtzeit alle Aussenstände zur Verfügung und produziert eine in  hohem Grad genaue Grundlage für eine Vorhersage.  Zusätzlich  können Zahlungskonditionen (wie Händlerrabatte und  Nachbelastungen) in Echtzeit geändert werden, um das  Zahlungsverhalten anzuregen. Wenn ein Lieferant dringend Bargeld  benötigt, beschleunigt er den Bargeldumlauf, indem er  Händlerrabatte auf geöffneten Rechnungen erhöht und dem Kunden das sofort mitteilt.  In der Papierwelt wäre dies viel zu umständlich  und nicht mehr zu kontrollieren. Vertragliche Abmachungen, wie die  Rechnung selbst, sind dynamischer geworden, um die Bedürfnisse  des Geschäfts besser zu erfüllen. Eine Unternehmensfallstudie: Office-Depot  Office Depot, ein US Büro-Zulieferkonzern, ist ein gutes Beispiel,  wie die elektronische Fakturierung Resultate über Papier- und  Portoeinsparungen hinaus gute Ergebnisse liefern kann und neuen  Nutzen bringt.  Als Office Depot seine Implementierung 2001 anfing, war der Fokus  auf dem Verringern der Papier- und Portokosten, die mit  "Nachdrucken" ebenfalls anfallen (Abklärungsaufträge mit Kopien  der Rechnungen).  Als sie die elektronische Fakturierung einführten  und anfingen, aus immer mehr Eigenschaften Vorteile zu  generieren, bemerkten sie die grosse Auswirkung des  hochstehenden Niveaus zu ihrem Geschäft.  Tausende   Selbstbedienung der Kunden und Downloads wurden jeden Monat  automatisch generiert und vermieden Kundenbetreuungsanrufe.   Die ausstehenden Rechnungsbeträge (DSO) hatten sich um über 20 Prozent verbessert und gaben so 10 Millionen im  Nettoumlaufsvermögen frei.  Die jährlichen Einsparungen stiegen  auf über 2 Millionen USD an und  wuchsen über das hinaus, was  ursprünglich prognostiziert wurde. Jetzt ist Office Depot in einer Position, um  seine  Liquiditätsprognosen deutlich zu verbessern und die  Lieferkonditionen für rüber 120.000 Firmenkunden mit einfachen  Mitteln zu optimieren.  Zusammenfassung Je mehr Kunden und Lieferanten von der elektronischen  Fakturierung gebrauch machen, desto näher verbinden sie sich auf  einem effizienten Level. Elektronische Beschaffungssysteme  werden fester mit Fakturierungsystemen verbunden (und  umgekehrt). Bessere Konditionsverhandlungen können mit weniger  Betriebsmittel erfolgen. Kunden und Lieferanten optimieren für sich  die Transparenz ihrer Geschäftevorfälle, sowie jeder des anderen  Geschäft.  Lieferkonditionen werden so fliessender und stellen damit sicher, dass der Appetit für vorhandenes, aber gebundenes, Kapital  des Kunden und des Lieferanten stimuliert wird. Somit wird  sichergestellt, dass beide Geschäftsparteien, Kunden wie auch  Lieferanten, gemeinsam in eine Win-Win Situation eintreten. Das ist  um einiges spannender, als Papier zu archivieren. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wir zeigen Ihnen gerne, was für Ihr Unternehmen möglich ist!

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