Effiziente
Handhabung der Forderungen sichert die Kontinuität im Darlehens- und
Vereinnahmungsprozess – und damit den sicheren Fortbestand der
Unternehmung. Grundvoraussetzung hierzu ist das Erstellen und die Einführung
eines Kredit- und Vereinnahmungsregelwerks. Richtig gestaltet und gelebt,
bildet diese Richtlinie eine zentrale Liquiditätsstütze in jedem
Unternehmen.
Nach
all den Firmenausfällen, ja zu sagen, Konzernzusammenbrüchen, wovon es
diese in den vergangenen 5 – 7 Jahren in nahezu allen Branchen vermehrt
gab und es wohl auch in Zukunft geben wird, wurde bei den nicht direkt
betroffenen Lieferanten meistens keine Lehre aus diesem ständig präsenten
Risiko gezogen.
Umfrageergebnisse
einer führenden Wirtschaftsberatung brachten hervor, dass nahezu die Hälfte
aller befragten Unternehmen keine formal geschriebene Richtlinie haben,
die das Verwalten und Vereinnahmen von Forderungen regelt, die andere Hälfte
eine solche Richtlinie haben, diese aber nicht umsetzen, über die Hälfte
keine Zielvorgaben machen und bei den restlichen diese Ziele nicht
verfolgt oder umgesetzt werden. Dass die jeweils rund 50%, die so
leichtsinnig mit Ihrem Geld umgehen nicht schon bedeutendere Schäden
erlitten haben, kann wohl nur Glück als Grund haben.
Strategie
Eine
gut durchdachte Strategie ist die Basis einer funktionierenden Richtlinie
für das Verwalten und die Vereinnahmung von Forderungen. Sie sollte den
Langzeitfokus ausdrücken und den Sinn- und Zweck der Debitorenabteilung /
Stelle umschreiben.
Die
Strategie sollte ebenfalls die Philosophie verdeutlichen, unter der die
Debitorenabteilung Ihre Aufgabe zu erfüllen hat, indem ein grundsätzlicher
Verhaltenskodex für den Umgang mit Forderungen definiert wird. Diese
Philosophie steht selbstverständlich im Einklang mit der grundsätzlichen
Unternehmensphilosophie und sollte diese auch deutlich zum Ausdruck
bringen.
Vorgaben
Im Rahmen des
Budgetprozesses sollten immer die Ziele für das kommende Jahr durchdacht
und erneuert werden. Diese Ziele sind im Einklang mit der gegenwärtigen
und erwartetenden generellen Marksituation sowie der
Unternehmensstrategie. Bekannte Ziele sind das Debitorenzahlungsziel (DSO),
eine Effektivitätsindex, Debitorenausstandsanalyse und
Forderungsausfallanteil am Umsatz.
Be-
und Auswerten
Um
die Vorgaben wirkungsvoll umzusetzen und unter umständen anzupassen
brauchte es Ziele, die diese Vorgaben erreichen sollen. Diese Ziele müssen
kontinuierlich bewertet und aufgezeigt werden. Um zu sehen ob Ihr
Unternehmen dem Branchenschnitt entspricht können Sie auf Daten von
Research-Unternehmen, wie z.B. Dun & Bradstreet zurückgreifen.
Ziele
und Auswertungen von IST-Ergebnissen im Verhältnis zu den Zielen sollten
mindestens einmal pro Quartal an ein übergeordnetes Komitee gemeldet
werden. Ein effektiver Weg diese Daten zu präsentieren ist eine grafische
Analyse. Dies könnte z.B. durch eine Segmentierung des
Forderungsportfolios nach Ausständen, Geschäftsfeld oder geografischer
Region sein, die dann mit den im vorherigen Kapital genannten Vorgaben
ausgewertet werden. Auf diese Weise können die einzelnen Bereiche auf
einfache und überschaubare Weise miteinander verglichen werden, da das
Datenmaterial für sich in Zahlen ausgedrückt oftmals Abweichungen nicht
deutlich genug aufzeigen kann.
Jede
Auswertung sollte auch eine Bewertung zur Folge haben mit entsprechenden
Massnahmen.
Verantwortlichkeiten
Die
oben erwähnte Richtlinie über das Forderungsmanagement muss auch eine
klare Prozessbeschreibung und Zuordnung der Verantwortlichkeiten haben.
Dies, um Doppelspurigkeiten zu vermeiden und die Produktivität sowie
Qualität zu steigern. Jeder einzelne Arbeitsschritt muss beschrieben
werden. Das gewährleistet auch, dass bei einem Wechsel des
Stelleninhabers der grösste Teil des Know-Hows nicht verlorengeht. Im
grossen und ganzen sind Forderungs- resp. Kreditabteilungen, je nach Grösse
des Unternehmens, mit einem Unternehmens-Credit Manager, einem regionalen
Credit Manager, einem Forderungspezialisten, einen Credit-Analysten, einem
Abklärer / Trouble-Shooter und einem Sachbearbeiter ausgestattet.
Der
Kreditprozess
Ein
kritischer Pfad ist das Festlegen von individuellen Kreditlimiten, die
jeder einzelne Kunde haben sollte. Dieser Prozess muss bis in das letzte
Detail genau umschrieben sein. Passieren hier Fehler, kann das gravierende
Folgen für das gesamte Unternehmen haben. Sehr gute Erfahrungen wurden
mit einem Kreditlimitenprozess gemacht, wie er auf unserer Seite
/CreditRisk.htm
beschrieben ist.
Im
Laufe der Zeit ändert sich die Bonität Ihrer Kunden. Eine periodische Überprüfung
ist somit notwendig, um allfällige Änderungen, positiv wie negativ,
entsprechend zu berücksichtigen. Auch dies muss in der Richtlinie
verankert werden. Ein höheres Risiko muss zur Straffung des
Forderungsportfolios führen, ansonsten das Gesamtrisiko sich erhöht,
ohne den korrespondierenden fairen Ertrag. Als fairen Ertrag bezeichnen
wir denjenigen Betrag, der mit dem in der Risikostrategie definierten
Risikolevel erreicht werden kann.
Der
Einnahmenprozess
Der
älteste, resp. eingespielteste Teil des Forderungs-, d.h.
Kreditportfolios benötigt eine genau definierte Vorgehensweise, die die
Vorgaben und Ziele der Debitorenabteilung genau so erfüllt, wie die neu
hinzugekommenen Teile. Unmissverständliche definierte Prozessabläufe von
wichtigen Einnahmprozessen (z.B. ab wann wird gemahnt, betrieben oder gepfändet,
wie oft werden die Eingänge kontrolliert etc.) sichern die Kontinuität
und Zuverlässigkeit der Debitorenabteilung und die Einhaltung der
vorgebenen Ziele. Dieser Abschnitt in der Richtlinie sollte Angaben über
Kunden enthalten in Form von „ab wann wird der Kunde kontaktiert, wie
wird er kontaktiert, ab wann wird eine Kreditsperre (sehr heikel)
ausgesprochen, wer ist verantwortlich um Verhandlungen mit dem Kunden
abzuhalten, ob und in welcher Höhe Forderungen weiter verkauft werden und
ab wann die Forderung abgeschrieben wird.
Einflussnahme
auf den Verkaufsprozess
In
die Kundenverträge sollte unbedingt die vorher bestimmten Ergebnisse
seiner Kreditwürdigkeit mit einfliessen. Das heisst, ein Kreditlimit muss
gesetzt werden, das mit dem Verkaufspersonal abgestimmt werden muss. Ein
wichtiger Punkt hierbei ist das Zahlungsziel und entsprechende
Konsequenzen, wenn dieses Ziel nicht eingehalten wird, z.B. Mahnspesen,
Sollzinsen bis hin zur Sperrung des Kontos, was eine Vorauszahlung des
Kunden zur Folge hat.
Diese
zuerst internen Verhandlungen bedingen gutes Teamwork, aufeinander zugehen
im Rahmen der verabschiedeten Strategien und nötigenfalls Einflussnahme
durch die Geschäftsleitung.
Schlussfolgerung
Eine
Kredit- und Forderungsrichtlinie bewirkt und fördert ein strukturies
Umfeld in Ihrem Unternehmen, das Einfluss auf Ihre wohl für das
unmittelbare Überleben wichtigste Vermögensteile, Ihre Forderungen. Eine
solche Richtlinie lebt und ändert sich im Rahmen der
Unternehmensstrategie. Sie ist das Werkzeug, mit dem die Solvenz Ihres
Unternehmens sicher gestellt wird und somit das Regelwerk, das jederzeit
genügend Liquidität zur Verfügung stellt. Das heisst, es ist
verantwortlich für die Luft, die geatmet wird, während der Gewinn das
Essen ist. Beides ist für ein gesundes und nachhaltiges Leben
unabdingbar, doch ohne Atemluft ist nach rund 1 Minute kein Überleben
mehr möglich, ohne Essen nach rund 2 Wochen.
