Der Gebrauch und der
Nutzen von elektronischer Fakturierung entsteht, indem Firmen neue Wege des
Verwendens von Technologie suchen (und finden). Die automatische Abwicklung
der elektronischen Fakturierung wird auch benutzt, um den Mittelfluss und
die Kontrolle desselben zu steuern und zu verbessern, während es Unternehmen
erlaubt, Geschäfte miteinander leistungsfähiger zu gestalten.
Die Entstehung von
elektronischer Fakturierung
Das Aufkommen der
elektronischen Fakturierung (e-invoicing) hat sich seit seiner Entstehung
Mitte der 90'er Jahre beträchtlich entwickelt. Ursprünglich wurde auf
das Beseitigen von Papier- und Portokosten fokusiert, indem man
Papierrechnungen in ein Internetkompatibles Format brachte. Daraus wurde
schnell ein leistungsfähiges Werkzeug für die Optimierung von Prozessen der
Aussenstände von Kundenrechnungen und dem Steuern des Bargeldumlaufs. Dies
kam überraschend für viele der ersten Anwender - wie ist es möglich, dass
Einsparungen von optimierten Prozessen und von verbessertem Bargeldumlauf 20
x mehr einbringen, als Einsparungen von Papier und Porto es sind? Eine
gleichbleibende Tendenz gibt die Antwort - während neue Technologien
entwickelt werden, produzieren diese häufig weit mehr Fähigkeiten als
ursprünglich geplant. Entsprechend einer Studie durch die Kovi-Gruppe
würden 53 Prozent aller Unternehmen es vorziehen, Rechnungen anstatt auf
Papier nun online zu erhalten. Für die meisten dieser Unternehmen ist dieses
Kriterium bei einer Auftragserteilung mit ausschlaggebend. Aber diese neue
Schwankung in der Nachfrage nach der elektronischen Fakturierung ist nicht
ausschliesslich auf Kunden bezogen. Ebenso Lieferanten sind daran
interessiert, lästige Rechnungs- und Zahlungsprozesse zu optimieren.
Die Vorteile von elektronischer
Fakturierung
Kunden und
Lieferanten verwenden die elektronische Fakturierung zum Vollenden von zwei
Dingen: Zuerst möchten sie Selbstbedienungs-Anwendungen verwenden, um
Geschäfte mit einander leistungsfähiger zu gestalten. Zweitens möchten sie
ihre Fähigkeit verbessern, den Bargeldumlauf besser zu prognostizieren und
zu steuern um somit bestmögliche Geschäftsbeziehungen sicherzustellen. Für
einen Kunden bedeutet das, Rechnungsdaten in sein Beschaffungssystem
effizient und umfänglich ohne grossen Aufwand automatisch zu übernehmen. Und
das so einfach wie möglich (unabhängig davon, ob sie ein Millionenschweres
ERP System bewirtschaften oder eine einfache KMU-Lösung haben). Ebenso
stellen Kunden damit sicher, nun umfassend Vorteile aus Händlerrabatten zu
ziehen, wenn z.B. Skonto gewährt wird und Zahlungen effizient zu
koordinieren, wenn wenig Bargeld vorhanden ist (Zahlungsrückstellungen).
Oder einfach nur pünktlich zu zahlen, nicht zu früh und nicht zu spät.
Für einen Lieferanten
bedeutet das nun, Kunden ununterbrochenen Zugang zu den Rechnungsdaten in jedem
möglichen Format schnell zur Verfügung zu stellen, das diese benötigen, um
Reklamationen schnell abwickeln zu können (um damit die Zahlungsfrist nicht
unnötig zu strapazieren) sowie dem Erkennen, wann und wie Zahlungen
ankommen, damit sie einen genauen Zahlungsfluss erhalten können um eben
wieder eine bestmögliche Prognose für den Liquiditätsplan erstellen zu
können.
Automatismus ist eine
gut eingespielte Eigenschaft der elektronischen Fakturierung. Aber erst vor
kurzem haben Unternehmen auch entdeckt, dass die Daten hervorragend für
Mittelflussprognosen und deren Kontrolle verwendet werden können. Während
elektronische Fakturierung mittlerweile 15-20 Prozent aller
Fakturierungsprozesse ausmacht und weiter wächst, fangen Kunden und
Lieferanten an, mehr Informationen darüber zu verwerten, wann und wie
Zahlungen getätigt und erhalten werden. Echtzeit-Information über das
Zahlungsverhalten, Streitigkeiten, saisonale Einwirkungen, Zyklen,
Sensitivität der Beträge, Inanspruchnahme von Zahlungskonditionen
(z.B. 10 Tage 2% Skonto,30 Tage netto) werden Finanz- und Treasury Teams nun
schnell und umfassend zur Verfügung gestellt. Das wiederum führt zu
grösserer Genauigkeit bei Finanz- und Liquiditätsplänen.
Insbesondre Lieferanten
haben nun eine gute Gelegenheit, ihre eingehenden Zahlungen durch die
Verwendung von elektronischer Fakturierung besser zu verwalten . Dies
aufgrund verbesserter Übersicht und die Einführung von effizienten
automatisierten Prozessen. Ein elektronisches Fakturierungssystem stellt in
Echtzeit alle Aussenstände zur Verfügung und produziert eine in hohem Grad
genaue Grundlage für eine Vorhersage. Zusätzlich können Zahlungskonditionen
(wie Händlerrabatte und Nachbelastungen) in Echtzeit geändert werden, um das
Zahlungsverhalten anzuregen. Wenn ein Lieferant dringend Bargeld benötigt,
beschleunigt er den Bargeldumlauf, indem er Händlerrabatte auf geöffneten
Rechnungen erhöht und dem Kunden das sofort mitteilt. In der Papierwelt
wäre dies viel zu umständlich und nicht mehr zu kontrollieren. Vertragliche
Abmachungen, wie die Rechnung selbst, sind dynamischer geworden, um die
Bedürfnisse des Geschäfts besser zu erfüllen.
Eine Unternehmensfallstudie:
Office-Depot
Office Depot, ein US
Büro-Zulieferkonzern, ist ein gutes Beispiel, wie die elektronische Fakturierung
Resultate über Papier- und Portoeinsparungen hinaus gute Ergebnisse liefern kann und
neuen Nutzen bringt.
Als Office Depot seine
Implementierung 2001 anfing, war der Fokus auf dem Verringern der Papier-
und Portokosten, die mit "Nachdrucken" ebenfalls anfallen (Abklärungsaufträge
mit Kopien der Rechnungen). Als sie die elektronische Fakturierung einführten und
anfingen, aus immer mehr Eigenschaften Vorteile zu generieren, bemerkten sie
die grosse
Auswirkung des hochstehenden Niveaus zu ihrem Geschäft. Tausende
Selbstbedienung der Kunden und Downloads wurden jeden Monat automatisch
generiert und vermieden Kundenbetreuungsanrufe. Die ausstehenden
Rechnungsbeträge (DSO) hatten sich um über 20 Prozent verbessert und gaben
so 10 Millionen im Nettoumlaufsvermögen frei. Die jährlichen Einsparungen
stiegen auf über 2 Millionen USD an und wuchsen über das hinaus, was ursprünglich
prognostiziert wurde.
Jetzt ist Office Depot in einer Position,
um seine Liquiditätsprognosen deutlich zu verbessern
und die Lieferkonditionen für rüber
120.000 Firmenkunden mit einfachen Mitteln zu optimieren.
Zusammenfassung
Je mehr Kunden und
Lieferanten von der elektronischen Fakturierung gebrauch machen, desto näher
verbinden sie sich auf einem effizienten Level. Elektronische Beschaffungssysteme werden fester mit
Fakturierungsystemen verbunden (und umgekehrt). Bessere
Konditionsverhandlungen können mit weniger Betriebsmittel erfolgen. Kunden
und Lieferanten optimieren für sich die Transparenz ihrer Geschäftevorfälle, sowie jeder des anderen Geschäft.
Lieferkonditionen werden so fliessender und stellen damit sicher, dass der Appetit
für vorhandenes, aber gebundenes, Kapital des Kunden und des Lieferanten
stimuliert wird. Somit wird sichergestellt, dass beide Geschäftsparteien,
Kunden wie auch Lieferanten, gemeinsam in eine Win-Win Situation eintreten. Das ist
um einiges spannender, als Papier zu archivieren.
